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檔案條碼管理軟件

 

 

檔案管理條碼軟件

解決方案研發背景 

在目前狀況下,我們面對幾十萬卷檔案、面對歷史長河中沉積的數十種發文號、面對我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對適合新案需要而制定的諸多新分類號,每天要迎接數百卷新案入庫、將數百卷需利用檔案拿進拿出,大家不停息地忙碌著,然而,聽錯、看錯、寫錯、拿錯、錄入錯、放錯時時在發生。為了使檔案的利用工作也能與時俱進,適應當前工作的需要,用更科學的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫!

 

一 傳統解決方案 

    目前我館檔案的流動過程包括:市規劃局與我館之間的流動和市規劃局內部的流動。在流通過程中,檔案在市規劃局與檔案館之間的流動是一個循環,就像人體的循環系統一樣,可稱之為體循環,也就是大循環;檔案在市規劃局內的流動可稱之為肺循環,也就是小循環。 
   小循環中可能出現的問題:1、在市規劃局內辦案過程中,檔案不能保證一直停留在借案人的手上,轉到誰人之手沒有信息反饋,使檔案去向進入相對盲區,進入盲區的時間過長就有可能被借閱者遺忘,造成檔案遺失,歷史上已確認遺失的檔案就有數十卷。2、辦案人員工作忙,幾個人所需的案卷委托一個人來借,拿回處室一分發,借案人已不知每卷檔案去向。3、市規劃局處室幾個人辦理完的案卷,委托一個人來歸還,一個處室幾十人,服務部要費時費力去查找借出的登記來注銷。 
   大循環中可能產生的問題:1、檔案借出、歸還要一一交接,多人同時借還案交接時,稍亂就會出錯。2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進出館的案卷號及利用人的信息及時錄入,每日進出檔案館的案卷數量不下100卷,人工鍵盤錄入就要敲100次;同一卷案被借了幾十次,它就要被重復敲入幾十次;檔號文號門類眾多,稍一疏忽就出錯。3、借出量大時,案卷號不能及時錄入,歸還時就不能注銷,影響下一環節的工作。4、借出環節出錯,還案時注銷不了,若盲目補輸入其內容,造成計算機內留著該注銷而未注銷的空記錄,日積月累,錯誤會積水成災。5、還案時要面對數頁紙的登記一條條找來注銷,明顯效率低下。 
出錯的形式累計數十種,不慎出現的每一小錯,都將帶來諸多的麻煩,導致事倍功半。如此狀態令我們的工作不能進入良性循環,遠遠不能適應目前大量檔案流通管理的要求。 

 

二 拓為博創檔案管理系統產生的收益 

 

    拓為博創檔案管理系統可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件,及時的跟蹤檔案的流動情況。方便管理人員查詢,調動檔案。
- 優化資源利用率,降低人力成本70% 
- 減少檔案的丟失70%
- 減少操作的錯誤率80%
- 增強檔案的追溯100%
- 減少工作量和工作時間50%
- 提高客戶服務水平 
   1、系統開發效率極大提高,成本降低,上線成功率可達到100%。 
   2、系統采用C./S架構設計、運行效率高、安全穩定、同時可以和各類生產管理系統靈活對接,達到全面的協同。 

 

三 拓為博創檔案管理系統概述 

 

   使用條碼技術--迎接流通管理質的飛躍 
   1、取消鍵盤按鍵輸入 
    檔案流向的信息必須進入計算機才能快速掌握,我們可將檔案信息如檔號、文號、相關文號、案卷題名(甚至審核書內容與圖紙)、案卷盒數、存放地點等編成一個條碼,打印在案卷封面及檔案盒上,使用手持或固定掃描器,輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍,效率不可同日而語,準確度更是不容置疑,它的差錯率可達百萬分之一以上,這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。 
   2、快速進行檔案的借還交接、簡化手續 
     檔案在借出、使用、歸還過程中,涉及一系列問題,如:需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準確、有無相關的文號、檔案經誰手調出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經誰手歸還等。借出時要一一登記,歸還時要一一注銷,看錯寫錯屢見不鮮,有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案,我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找,花費了幾個小時的時間,才有可能找到這條記錄。解決上述問題,用識別器及計算機處理系統通過核實、存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經手人各自的條碼內容即可完成檔案借出和歸還的交接手續,交接內容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條,簽名認可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統計,方便、快捷、準確,極大提高效率和管理水平。 
   3、全面快速提取信息 
    目前我們花很多時間在流通管理庫內輸入的內容,僅只限于檔案借與還的信息。在我們催交過期未還檔案的時候,市規劃局處室的借案人員都來查詢被催還的檔案是什么內容?我們只能一一將檔號輸入到另一個數據庫去檢索,耗時耗力,而條碼中存儲的信息,足以使一張催還單上提示借案時間及案卷內容等所有信息,這些信息有利于辦案者對辦案過程的提醒與回顧,查到檔案的流向,有利于保證檔案的安全。 
    人們對信息獲取的要求是全面、直接、迅速、準確。條形碼的盡快應用將進一步加速和滿足利用者對獲取信息的種種愿望。 
    4、減少取案、放案的錯誤發生 
     我館庫存幾十萬卷檔案,其中檔號、封面相似的太多,當我們拿著檔號去庫房調案和還案時,很多時候都不能快速準確反應出該檔號在五個樓層八間大庫房二十幾組密集架中放在哪一組?哪一列?哪一節層?而舊案與新案中有重復檔號暫時未改過來,使檔號已不能成為快速準確地還案上架的最優標識,而條形碼中"存放地點"的信息將成為檔案快速分類上架的唯一標識和最好幫手,它避開人腦先思索檔號再轉入思索存放地點這一環節,直接按存放地點信息取放檔案,改變以往常常出現的一件檔案不慎放錯可能會"石沉大海"、找回此案就好似"海底撈針"的尷尬局面。因為計算機每日掃描條碼后儲存的信息,可以快速準確地將錯案發生的時間,我們到過哪一庫、哪一節、哪一層等信息提示給我們,盡快鎖定差錯范圍,條碼信息無形中為我們增加了一道?;は吆圖嘍礁?,令我們的尋找工作如虎添翼(其前提條件是存放地點一旦確定便不能更改)。 
   5、提供檔案的跟蹤與調控 
    檔案在辦案過程中流動時,進入誰手中,只需掃描一下條碼,檔案流向清清楚楚,超出規定時間,我們可及時發出提示,起到督促與催辦作用。使檔案的流動從此走出盲區,讓它無時無刻不在我們的監視中。 
   總而言之,條形碼技術的應用將在我們夢想中的檔案借閱自動傳輸系統中大顯身手,起到主力軍作用,大大提高數據采集和信息處理的速度,減少人力、提高工作效率,為檔案管理的科學化和現代化做出大貢獻。 

 

四 拓為博創檔案管理系統流程圖 

 




五 拓為博創檔案管理系統特點 
   科學的流程和結構設計保證了系統高效性 
   拓為博創檔案管理系統在檔案電子化的流程設計上以及系統體系的設計上充分保證了系統運行的高效性。這種高效性包括人員的高效性和設備的高效性兩個方面:
   (1)人員的高效性--由于系統的業務流程的設計上采用了高度分工協作的流水線模式,系統中的各個角色各司其職。從而使得系統處于最高效運行的狀態,另外這種精確分工的流程設計原則,也降低了人員的培訓成本和培訓時間。
   (2)設備的高效性--由于系統采用分布式計算環境,在這個環境中彼此協作,可用通過有效的設備配置比例,來使得系統中的所有設備都處于高效運行狀態,從而最大限度地?;ち訟低車耐蹲?。避免了計算資源的浪費。 
豐富的管理工具提升系統可管理性
   系統先進和豐富的日志體系、強大的用戶管理系統,帶來了一個精確的角色分工和管理體系??梢栽謁媸憊芾硨圖囁叵低車腦誦星榭齪腿嗽鋇牟僮髑榭???梢約笆狽⑾治侍餳笆本勒?,從而提高系統的運行質量和效率。
友好圖形界面,輕松維護系統。
   系統高度可靠的分布式部署模型,保證了系統的可維護性,同時配備豐富的管理工具,均采用圖形化操作界面,增強了系統的可維護性。 

 
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